Sådan afholdes en stor konference

Konferencer er en smart måde at hjælpe med at tiltrække nye kunder og takke eksisterende. Det er dog ikke lige til at holde en stor og succesfuld konference.

Der findes dog ikke række ting, som kan bidrage til at den afholde konference bliver vellykket, at du får det ud af den, som du gerne vil have, hvad enten det er nye forretningsforbindelser, få formidlet noget information eller noget helt tredje.

Disse 8 tips kan hjælpe dig med at planlægge og holde din næste konference.

1. Sæt et mål.

Ønsker du at tiltrække lokale medier, skabe opmærksomhed om din virksomhed, oprette en forbindelse med potentielle kunder eller sælge produkter? Sæt nogle mål først, og fastlæg derefter, hvilken type begivenhed der er bedst, for at kunne nå disse mål. Det er en rigtig god idé med et fast koncept til din konference. Til dette kan det være en god idé at få hjælp fra nogen men noget erfaring. Crone & Co konceptudvikler hele konferencen, og det kan derfor være en god idé at få nogle råd og noget at deres ekspertise med på vejen.

2. Timing og tid

Timing er afgørende for succesen af dit arrangement. Overvej at gå udenom nøgledatoer, såsom helligdage eller årlige begivenheder i samfundet, der måske vil komme til at nedkonkurrere din konference. Overvej også, hvor meget tid deltagerne har brug for til planlægning inden konferencen, og hvor meget tid du har brug for at forberede dig til begivenheden.

3. Omfanget af begivenheden

Har du forfriskninger, underholdning, workshops eller højttalere? Hvis du aldrig har afholdt en konference før, skal du måske ikke starte ud med at være vært for en dagslang forretningskonference med hundredvis af deltagere, eller måske har du bare brug for noget hjælp udefra. Hvis dette er tilfældet så få hjælp til konferencemanagement her.

4. Vælg dit team

Hvem har ansvaret for arrangementet? Uanset om det er dig eller en nøglemedarbejder, har du brug for en person, der overtager ejerskabet og administrerer alle detaljerne, derefter andre til at hjælpe med resten af ​​de bevægelige dele. At sikre, at ansvarsområderne er klare og sikre, samt at du ikke ender uden stole til din konference.

5. Tænk det igennem

Sæt dig ned med dit team og gå mentalt igennem hvert enkelt trin i konferencen. Find ud af hvad der er brug for – alt fra stole og et PA-system til servietter og udklipsholder. Overvej også, hvor meget arbejdskraft du har brug for til selve arrangementet, hvad der muligvis kan gå galt, og hvad (og hvem) du skal have ved hånden for at håndtere disse opgaver.

6. Lav et budget

Efter at du har forestillet dig din begivenhed, kan det være at du finde ud af, at omkostningerne bliver større end forventet. Hvis dette er tilfældet, må du ente reducere din plan eller finde en måde at bringe de ekstra penge, du har brug for, ind.

Afhængigt af typen af ​​begivenhed kan du overveje at søge en sponsor til konferencen. Det kan muligvis være en af ​​dine leverandører, eller du kan samarbejde med en supplerende virksomhed for at dele omkostningerne.

7. Brug medierne

Lokale medier er afgørende for at skabe opmærksomhed omkring dit arrangement. Send lokale journalister og bloggere en pressemeddelelse om din kommende begivenhed, inviter dem til at dække begivenheden og send dem en opfølgende pressemeddelelse efter begivenheden.

8. Vær positiv

På konferencedagen skal du være forberedt, men også være klar til at acceptere, at du ikke kan planlægge alt der sker. Hvis der sker fejl, er din attitude afgørende. Hvis du forbliver positiv, holder din sans for humor og får dine kunder til at føle sig velkomne og glade for at de kom, betyder det ikke så meget, at der ikke er nok stole.

Skriv et svar

Din e-mailadresse vil ikke blive publiceret. Krævede felter er markeret med *